a) Trình tự thực hiện: 

- Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử trình  hồ sơ đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) thẩm tra tài liệu hết giá trị. 

- Trong thời hạn 25 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra,  Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) tiến hành thẩm tra về thủ tục xét hủy và  thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu  (nếu cần). 

- Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày có kết quả thẩm tra, Chi cục Văn thư  - Lưu trữ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ ban hành văn bản về kết quả thẩm tra. 

b) Cách thức thực hiện: 

- Trực tiếp. 

- Qua dịch vụ bưu chính. 

- Nộp hồ sơ thông qua hộp thư điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc  qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Chi cục Văn thư - Lưu  trữ. 

c) Thành phần, số lượng hồ sơ: 

- Thành phần hồ sơ: 

+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 

+ Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị. 

+ Danh mục tài liệu hết giá trị. 

+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. 

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.  

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ. 

d) Thời hạn giải quyết: 

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra đầy  đủ, đúng quy định. 

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: 

- Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: 

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở Nội vụ. 

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Chi cục Văn thư - Lưu  trữ.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: 

- Văn bản của Sở Nội vụ về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. 

h) Phí, lệ phí (nếu có): Không 

i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: 

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị. 

- Danh mục tài liệu hết giá trị. 

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. 

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 

k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: 

- Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ  quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi  người có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ. 

l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính: 

- Luật Lưu trữ năm 2011. 

- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội  vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị. 

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và  Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 

- Hướng dẫn số 4272/HD-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội  vụ về thủ tục thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ  quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.